Qual o maior desafio encontrado por empresas que buscam fazer uma gestão ágil e integrada de seus projetos? Estruturar, mensurar e priorizar portfólios ágeis dentro de organizações requer entendimento de valor e mudanças de perspectivas e, por isso, o conceito de metodologia ágil em seus projetos requer muito mais que apenas entregas de projetos.
Para além do uso correto de ferramentas e indicadores, uma das maiores dificuldades para negócios que procuram se desenvolver através da gestão de portfólio ágil é garantir que, de fato, o que está sendo realizado esteja diretamente ligado à satisfação do cliente e aos resultados esperados.
No entanto, em um mundo em que as necessidades dos clientes estão sempre mudando, podemos encontrar diversas soluções para um mesmo objetivo. O processo mais eficiente – e o que dá mais resultados – ainda é o da experimentação, feita, em um primeiro momento, a partir de uma escala controlada para depois ser implantada de maneira exponencial.
Um caminho de melhorias contínuas com a metodologia ágil
Quando trabalhamos com gestão ágil de projetos, os objetivos e resultados esperados são fixos, encarados como compromissos com os clientes e acionistas. E a forma como iremos trabalhar para atingir esses propósitos será desenhada pelos times envolvidos nos projetos, no melhor estilo mão na massa, a partir de experimentações com o cliente e da análise dos indicadores de resultados.
Portanto, em termos de portfólio, é provável que, em um primeiro momento, ainda não tenhamos mapeado quais serão as atividades ou os investimentos necessários para chegarmos ao resultado esperado.
Para garantir a correta gestão desses recursos, é preciso criar um conjunto de cerimônias colaborativas, que garantam alinhamento entre os líderes da empresa e forneçam informações para a melhor tomada de decisão. Com os responsáveis alinhados e um sistema de ferramentas e indicadores implantado, é possível maximizar os resultados de negócio e a satisfação dos clientes. E isso será feito através de um sistema enxuto (lean) de gestão e melhoria contínua.
Estruturando um plano de gestão de portfólio ágil
O primeiro passo para implantar uma gestão de portfólio ágil é adotar um padrão moderno para definição e acompanhamento de objetivos e resultados-chaves. Em todos os níveis e domínios da empresa, é preciso criar um conjunto coordenado de OKRs (do inglês, Objectives and Key Results). Isso deve ser feito até o ponto necessário para se ter a visibilidade dessas metas de OKRs por trimestre.
Também é preciso criar um conjunto de métricas e indicadores que realmente deem conta de acompanhar se esses OKRs estão sendo atingidos. Dessa forma, é possível entrar em um ciclo de melhoria e atualização contínua, garantindo que a estratégia poderá ser modificada a tempo, caso algo não saia como esperado.
Além disso, é preciso contar com uma plataforma de ferramentas integradas, que conectem todos os recursos a estes OKRs. Desse modo, como todos os itens de planejamento têm semântica e estão ligados a objetivos bem estabelecidos, o acompanhamento não foca no que é feito, mas concentra-se em analisar se os resultados estão sendo atingidos de verdade.
Outro aspecto imprescindível para gerenciar um portfólio ágil é garantir um processo de aprovação financeira e de riscos leves. Os recursos, muitas vezes, são escassos e é preciso priorizar o que deve ser feito de acordo com os resultados esperados e necessários para os clientes e para a empresa.
Desafios dentro da estrutura organizacional
Um dos maiores entraves da agilidade em empresas com grandes portfólios é a separação entre as áreas de negócio e de tecnologia. Existe um ciclo vicioso de planejamento que precisa ser quebrado para garantir a agilidade da empresa.
Como os ciclos de entrega de tecnologia são geralmente muito longos e há grande dificuldade em apontar prioridades, é comum que exista um incentivo das áreas focadas no desenvolvimento do negócio para que os objetivos e resultados do próximo ano sejam planejados em tempo orçamentário, sem contar com essas entregas de tecnologia.
Ao mesmo tempo, existem times inteiros nas áreas de negócios especializados em, tendo uma oportunidade, pedir coisas faraônicas que acabam ocupando toda a esteira disponível. No esforço de pedir o máximo possível, esses pedidos acabam sendo incompletos e, muitas vezes, desalinhados dos objetivos da empresa e do que, verdadeiramente, deixaria o cliente satisfeito.
O que acaba acontecendo é que, após mais ou menos dois anos, a área de tecnologia realiza uma entrega que não é útil para satisfazer o cliente e está completamente fora da realidade.
Para quebrar esse ciclo, a discussão de qual problema deve ser resolvido primeiro, e o que o cliente realmente deseja ou necessita deve ser conduzida colaborativamente com times multidisciplinares, que incluam as áreas de negócios, riscos, finanças e tecnologia.
Por isso, é essencial capacitar sua equipe, familiarizá-la com os métodos ágeis e contar com o comprometimento desses profissionais para alcançar os principais objetivos e resultados-chave. Adotar a agilidade significa transformar desde a base da organização até a forma como ela lida com os desafios de cada setor e do mercado. Isso requer um esforço colaborativo, associado a uma visão clara e à capacidade de ser flexível para encontrar maneiras de atingir esses objetivos.
Escrito por: Especialistas Inmetrics.
